İstasyon Akademi süreci, 18 üniversitenin 21 Mayıs 2025 tarihinde Gaziantep’te, İstasyon Gaziantep ev sahipliğinde bir araya gelmesiyle resmen başlamıştır. Bu ilk buluşma, üniversiteler arası iş birliğini güçlendirmeyi, akademik bilgi üretimini yerel ve bölgesel kalkınma hedefleriyle ilişkilendirmeyi ve ortak proje geliştirme kültürünü kurumsal bir zemine taşımayı amaçlamıştır. Toplantı kapsamında, üniversitelerin sahip olduğu akademik ve araştırma potansiyelinin daha koordineli, görünür ve etkili biçimde değerlendirilmesi gerektiği yönünde ortak bir anlayış oluşmuştur. Bu doğrultuda, 18 üniversite ile İstasyon Gaziantep arasında üniversiteler arası iş birliğini kurumsallaştıran bir iş birliği protokolü imzalanmıştır. İmzalanan protokol ile ortak proje geliştirme, AR GE faaliyetleri, akademik bilgi ve altyapı paylaşımı ile yerel ve bölgesel kalkınmaya yönelik iş birliklerinin sürdürülebilir ve sistematik bir çerçevede yürütülmesi hedeflenmiştir. Sürecin kurumsal ve planlı biçimde ilerlemesini sağlamak amacıyla, İstasyon Akademi Koordinatörlüğü bünyesinde 18 üniversitenin rektör yardımcılarından oluşan Stratejik Planlama Kurulu oluşturulmuştur. Buna ek olarak, üniversitelerin belirlediği uzmanların katılımıyla AR-GE Envanter Çalışma Grubu, Ulusal ve Uluslararası Projeler Çalışma Grubu ile Veri ve Dijitalleşme Çalışma Grupları tesis edilmiştir. Çalışma grupları aracılığıyla üniversitelerden; son 10 yıla ait proje künyeleri, veri ve dijitalleşme altyapılarına ilişkin bilgiler ile AR-GE ve laboratuvar cihaz envanterleri talep edilmiş, üniversitelerin alan ve yetkinlik bazlı analizleri yapılandırılarak raporlanarak akademinin sonraki aşamalarına yön verecek stratejik çerçevenin oluşturulmasına temel teşkil etmiştir.